Polityka prywatności

• Kontakt — odpowiedź na zapytanie z formularza, maila lub telefonu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes: obsługa zapytania).
• Kontakt telefoniczny i SMS, w tym z użyciem automatycznego systemu wywołującego — jeżeli zostawisz numer telefonu i zaznaczysz odrębną zgodę, oddzwaniamy w sprawie Twojego zgłoszenia. Połączenie może wykonać nasz asystent głosowy AI. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda) w związku z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Bez tej zgody nie dzwonimy i nie wysyłamy SMS-ów — zgodę możesz wycofać w każdej chwili, klikając link wypisu w naszym SMS-ie lub pisząc na nasz adres e-mail.
• Nagrywanie i transkrypcja rozmowy — rozmowa z asystentem głosowym jest nagrywana i zapisywana w formie tekstowej, żeby udokumentować ustalenia (np. umówiony termin) i poprawiać jakość obsługi. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na kontakt automatyczny) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: udokumentowanie ustaleń). O nagrywaniu informujemy w wiadomości e-mail wysyłanej przed pierwszym telefonem, a na pytanie w trakcie rozmowy asystent potwierdza to wprost. Asystent przedstawia się jako AI w pierwszym zdaniu rozmowy.
• Nagrywanie i transkrypcja spotkania online — jeśli umówisz się z nami na rozmowę wideo, nagrywamy ją i zapisujemy w formie tekstowej, żeby udokumentować ustalenia i podnosić jakość naszej pracy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: udokumentowanie ustaleń i szkolenie zespołu). O nagrywaniu informujemy na początku spotkania — możesz się nie zgodzić, wtedy nagrywanie zostaje przerwane, a nagranie usunięte. Nagrania i transkrypcje spotkań przechowujemy tak samo jak rozmowy telefoniczne (punkt 4).
• Wycena z kalkulatora — przygotowanie indywidualnej oferty (art. 6 ust. 1 lit. b RODO — czynności przed zawarciem umowy).
• Realizacja umowy — wykonanie usług, fakturowanie, obsługa techniczna (art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO).
• Faktury i obowiązki podatkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości i ustawą o VAT, w tym obowiązkową integracją z KSeF.

• Leady i wyceny — 24 miesiące od ostatniego kontaktu.
• Nagrania i transkrypcje rozmów telefonicznych oraz spotkań online — 12 miesięcy od rozmowy, po czym są usuwane automatycznie, także u dostawcy asystenta głosowego.
• Zapis wycofania zgody (kliknięcie linku wypisu) — bezterminowo, wyłącznie po to, żeby nie skontaktować się z Tobą ponownie.
• Dokumenty księgowe (faktury, umowy) — 5 lat od końca roku podatkowego.
• Dane potrzebne do obrony przed roszczeniami — przez okres przedawnienia (zwykle do 6 lat).

• Vercel Inc. — hosting (region Frankfurt, EU).
• Supabase — baza danych (region Frankfurt, EU).
• Brevo (Sendinblue SAS) — wysyłka maili transakcyjnych.
• Stripe Payments Europe Ltd. — obsługa płatności (BLIK, karta).
• Fakturownia sp. z o.o. — wystawianie faktur i integracja z KSeF.
• Meta Platforms Ireland Ltd. — Meta Pixel (pomiar skuteczności reklam), wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe.
• Cal.com, Inc. — rezerwacja terminu spotkania (imię, e-mail, numer telefonu, termin).
• Telegram Messenger — wewnętrzne powiadomienie o nowym zgłoszeniu dla naszego zespołu (imię, telefon, e-mail).
• Hetzner Online GmbH — serwer w Unii Europejskiej, na którym działają nasze automatyzacje (np. przygotowanie przypomnień o ofercie).
• Dostawcy modeli AI: Anthropic PBC, OpenAI, L.L.C., Google LLC (Gemini) — przez Vercel AI Gateway (Vercel Inc.). Przygotowują i sprawdzają treść wiadomości do Ciebie (np. przypomnienie o ofercie): otrzymują imię lub nazwę firmy, zakres oferty i treść szkicu. Korzystamy z nich w trybie API — dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli.

• ElevenLabs Inc. — asystent głosowy AI prowadzący rozmowę; przetwarza nagranie i transkrypcję oraz imię i miasto przekazane agentowi jako kontekst rozmowy. Dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli.
• Zadarma / Twilio — operator telekomunikacyjny realizujący samo połączenie (numer telefonu, metadane połączenia).
• SMSAPI (LINK Mobility Poland sp. z o.o.) — wysyłka i odbiór SMS-ów (numer telefonu, treść wiadomości).

• Prawo dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii.
• Prawo sprostowania i uzupełnienia danych.
• Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania.
• Prawo do przenoszenia danych.
• Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu.
• Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO) — wycofanie jest równie łatwe jak jej udzielenie: wystarczy kliknąć link wypisu w naszym SMS-ie albo napisać na nasz adres e-mail. Numer trafia wtedy na listę wykluczeń i nie dzwonimy do Ciebie ponownie. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem kontaktu sprzed wycofania.
• Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

• Danych z Gmaila nie sprzedajemy, nie wykorzystujemy do reklam ani do profilowania i nie używamy ich do trenowania ogólnych modeli AI.
• Treść wiadomości przekazujemy wyłącznie dostawcy modelu AI (Anthropic), który przygotowuje szkic i nie trenuje na niej modeli, oraz przetwarzamy na serwerze w Unii Europejskiej (Hetzner Online GmbH).
• Nasi pracownicy czytają wiadomości tylko za zgodą klienta (np. przy dostrajaniu asystenta), gdy jest to konieczne ze względów bezpieczeństwa albo wymaga tego prawo.
• Dostęp można w każdej chwili cofnąć w ustawieniach konta Google (myaccount.google.com/connections). Po zakończeniu umowy usuwamy dane w ciągu 30 dni.

Wykorzystanie i przekazywanie informacji otrzymanych z interfejsów API Google jest zgodne z zasadami dotyczącymi danych użytkownika w usługach interfejsu API Google, w tym z wymaganiami dotyczącymi ograniczonego użytkowania (Limited Use). AI Partners' use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

• Przechowujemy: zaszyfrowany token dostępu, identyfikatory Strony, konta Instagram i konta reklamowego (z nazwą i walutą konta), ustawienia automatu, identyfikatory komentarzy i wiadomości (z nazwą autora komentarza i identyfikatorem nadawcy), dziennik automatu (dopasowane słowo, status wysyłki), informację, które rozmowy zamknięto, oraz notatki zespołu do rozmów. Treść wiadomości i komentarzy wyświetlamy na żywo z Meta i nie kopiujemy jej do naszej bazy. Wiadomość cofniętą przez nadawcę lub usuniętą w panelu przestajemy wyświetlać od razu. Wyniki reklam (wyświetlenia, kliknięcia, wydatki, konwersje) i statystyki postów pobieramy na żywo z Meta i nie zapisujemy ich w naszej bazie. Ze zgłoszeń z formularzy reklam zapisujemy tylko identyfikator zgłoszenia, stan obsługi i notatkę klienta; dane osobowe ze zgłoszenia wyświetlamy na żywo z Meta. Zdjęcie posta do publikacji przechowujemy do czasu publikacji lub usunięcia posta; po publikacji usuwamy je od razu. Treść posta i link do niego zostają w historii panelu do odłączenia konta.
• Danych z Facebooka i Instagrama nie sprzedajemy, nie używamy do reklam ani do profilowania i nie przekazujemy ich modelom AI.
• Pierwsza automatyczna wiadomość informuje, że odpowiedź została wysłana automatycznie.
• Klient może w każdej chwili odłączyć konto w panelu albo usunąć naszą aplikację w ustawieniach Facebooka (Ustawienia i prywatność, Aplikacje i witryny). Usuwamy wtedy token, rejestr komentarzy, dziennik automatu, notatki i pozostałe dane tego konta w ciągu 30 dni. Instrukcja i status żądania: ai-partners.pl/usuwanie-danych.