— Polityka prywatności

Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 7 sierpnia 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest AI Partners sp. z o.o.z siedzibą w Częstochowie (42-280), ul. Szybowa 1, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001183384 (Sąd Rejonowy w Częstochowie, XVII Wydział Gospodarczy KRS), NIP 5732964295, REGON 542220609, kapitał zakładowy 5 000 zł (dalej: „Administrator”). Kontakt: kontakt@ai-partners.pl.

2. Cele i podstawy przetwarzania

  • Kontakt — odpowiedź na zapytanie z formularza, maila lub telefonu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes: obsługa zapytania).
  • Kontakt telefoniczny i SMS, w tym z użyciem automatycznego systemu wywołującego — jeżeli zostawisz numer telefonu i zaznaczysz odrębną zgodę, oddzwaniamy w sprawie Twojego zgłoszenia. Połączenie może wykonać nasz asystent głosowy AI. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda) w związku z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Bez tej zgody nie dzwonimy i nie wysyłamy SMS-ów — zgodę możesz wycofać w każdej chwili, klikając link wypisu w naszym SMS-ie lub pisząc na nasz adres e-mail.
  • Nagrywanie i transkrypcja rozmowy — rozmowa z asystentem głosowym jest nagrywana i zapisywana w formie tekstowej, żeby udokumentować ustalenia (np. umówiony termin) i poprawiać jakość obsługi. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na kontakt automatyczny) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: udokumentowanie ustaleń). O nagrywaniu informujemy w wiadomości e-mail wysyłanej przed pierwszym telefonem, a na pytanie w trakcie rozmowy asystent potwierdza to wprost. Asystent przedstawia się jako AI w pierwszym zdaniu rozmowy.
  • Nagrywanie i transkrypcja spotkania online — jeśli umówisz się z nami na rozmowę wideo, nagrywamy ją i zapisujemy w formie tekstowej, żeby udokumentować ustalenia i podnosić jakość naszej pracy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: udokumentowanie ustaleń i szkolenie zespołu). O nagrywaniu informujemy na początku spotkania — możesz się nie zgodzić, wtedy nagrywanie zostaje przerwane, a nagranie usunięte. Nagrania i transkrypcje spotkań przechowujemy tak samo jak rozmowy telefoniczne (punkt 4).
  • Wycena z kalkulatora — przygotowanie indywidualnej oferty (art. 6 ust. 1 lit. b RODO — czynności przed zawarciem umowy).
  • Realizacja umowy — wykonanie usług, fakturowanie, obsługa techniczna (art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO).
  • Faktury i obowiązki podatkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości i ustawą o VAT, w tym obowiązkową integracją z KSeF.

3. Zakres przetwarzanych danych

Przetwarzamy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy, NIP, dane kontaktowe oraz treść Twojej wiadomości. Dane kalkulatora (branża, wybrane funkcje, opieka) traktujemy jako dane biznesowe, nieosobowe, ale zapisujemy je w jednym rekordzie razem z kontaktem. Jeżeli wyrazisz zgodę na kontakt telefoniczny, przetwarzamy dodatkowo nagranie i transkrypcję rozmowy, treść wysłanych SMS-ów oraz dane techniczne połączenia (data, godzina, czas trwania, wynik), a także zapis samej zgody: jej treść, wersję klauzuli i moment zaznaczenia.

4. Okres przechowywania

  • Leady i wyceny — 24 miesiące od ostatniego kontaktu.
  • Nagrania i transkrypcje rozmów telefonicznych oraz spotkań online — 12 miesięcy od rozmowy, po czym są usuwane automatycznie, także u dostawcy asystenta głosowego.
  • Zapis wycofania zgody (kliknięcie linku wypisu) — bezterminowo, wyłącznie po to, żeby nie skontaktować się z Tobą ponownie.
  • Dokumenty księgowe (faktury, umowy) — 5 lat od końca roku podatkowego.
  • Dane potrzebne do obrony przed roszczeniami — przez okres przedawnienia (zwykle do 6 lat).

5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom wspierającym naszą działalność:
  • Vercel Inc. — hosting (region Frankfurt, EU).
  • Supabase — baza danych (region Frankfurt, EU).
  • Brevo (Sendinblue SAS) — wysyłka maili transakcyjnych.
  • Stripe Payments Europe Ltd. — obsługa płatności (BLIK, karta).
  • Fakturownia sp. z o.o. — wystawianie faktur i integracja z KSeF.
  • Meta Platforms Ireland Ltd. — Meta Pixel (pomiar skuteczności reklam), wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe.
  • Cal.com, Inc. — rezerwacja terminu spotkania (imię, e-mail, numer telefonu, termin).
  • Telegram Messenger — wewnętrzne powiadomienie o nowym zgłoszeniu dla naszego zespołu (imię, telefon, e-mail).
Jeżeli wyrazisz zgodę na kontakt telefoniczny, w obsłudze tego połączenia biorą dodatkowo udział:
  • ElevenLabs Inc. — asystent głosowy AI prowadzący rozmowę; przetwarza nagranie i transkrypcję oraz imię i miasto przekazane agentowi jako kontekst rozmowy. Dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli.
  • Zadarma / Twilio — operator telekomunikacyjny realizujący samo połączenie (numer telefonu, metadane połączenia).
  • SMSAPI (LINK Mobility Poland sp. z o.o.) — wysyłka i odbiór SMS-ów (numer telefonu, treść wiadomości).
Z każdym z dostawców mamy zawartą umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) lub korzystamy z postanowień zgodnych z art. 28 RODO.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Dane są przetwarzane na serwerach w EU. Niektórzy dostawcy (Stripe, Meta, ElevenLabs, Cal.com, Telegram) mogą przetwarzać dane poza EOG, w tym w USA — w takim przypadku korzystamy ze Standardowych Klauzul Umownych (SCC) Komisji Europejskiej oraz Data Privacy Framework (DPF). Rozmowy z asystentem głosowym prowadzimy w konfiguracji przetwarzania w EU.

7. Twoje prawa

  • Prawo dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii.
  • Prawo sprostowania i uzupełnienia danych.
  • Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”).
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania.
  • Prawo do przenoszenia danych.
  • Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu.
  • Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO) — wycofanie jest równie łatwe jak jej udzielenie: wystarczy kliknąć link wypisu w naszym SMS-ie albo napisać na nasz adres e-mail. Numer trafia wtedy na listę wykluczeń i nie dzwonimy do Ciebie ponownie. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem kontaktu sprzed wycofania.
  • Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

8. Cookies i analityka

Strona domyślnie używa wyłącznie niezbędnych plików cookie potrzebnych do prawidłowego działania (sesja, preferencje, zapamiętanie Twojego wyboru w banerze cookies). Nie korzystamy z Google Analytics. Cookies marketingowe (Meta Pixel — pomiar skuteczności reklam) ładujemy wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze cookies; zgodę możesz w każdej chwili wycofać. Bez Twojej zgody żadne narzędzia śledzące ani profilujące nie są uruchamiane.

9. Bezpieczeństwo

Stosujemy szyfrowanie TLS, dostęp do systemów chroniony jest uwierzytelnianiem dwuskładnikowym, a dane wrażliwe (klucze API, tokeny) trzymamy w menedżerach sekretów. Webhooki weryfikujemy kryptograficznie (HMAC).

10. Zmiany

Polityka może być aktualizowana. Każda istotna zmiana zostanie opublikowana na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji.
← Wróć na stronę główną